Szoftverjog, szoftveraudit

A legtöbb vezető egész pontos ismeretekkel rendelkezik, ha a hardvert és más felszereléseket kell céges eszközökként nyilvántartani. Ezzel szemben a szoftverek  felett gyakran átsiklik. 
 
[itbusiness 2007.11.13.]
Egy informatikai vezető számára a szoftverek kezelésének feladatát több tényező motiválhatja. Egyrészt jogi oldalról jelentkezik a nyomás, ne legyen illegális szoftverhasználat a cégnél(szerzői jogi törvény, számviteli törvény stb, összefoglaló néven: szoftverjog). Másrészről  a gazdasági, illetve racionális szempontok azt követelik meg, hogy a vállalat  csak és kizárólag a ténylegesen szükséges szoftvereket a ténylegesen szükséges mennyiségben szerezze be, a lehető a legkedvezőbb áron – vélik az IPR Insights  szakértői. A Gartner Group felmérése alapján ugyanakkor akár 30 százalékot is  megtakaríthatunk szoftverekkel kapcsolatos költségeinkből,ha ésszerűen kezeljük  és csak megbízható forrásból szerezzük be őket. Egyébként akkor érdemes komolyan  foglalkozni a szoftvergazdálkodás szabályozásával, és elgondolkodni automatizált  szoftvernyilvántartás kialakításán, amikor a vállalatnál a számítógép-használók  száma már meghaladja a 100-at, az egy pcre installált szoftverek átlagos száma  20- nál, a stratégiai szoftverszállítók száma pedig 5-nél több. 

Fura dolgok 

Amennyiben alaposabban megvizsgáljuk a problémakört, több különös dolgot is tapasztalhatunk – mutat rá Sarlós Gábor, a Business Software Alliance (BSA) magyarországi szóvivője.  Például több pc, noteszgép, kiszolgáló és más számítástechnikai felszerelés található  a szervezetnél, mint amennyire szüksége van. Rádöbbenhetünk arra is, hogy sokféle  szoftver van feltelepítve, de nagy
részüket nem használják. Ráadásul a szoftver  és hardver beszerzése gyakran ellenőrzés nélkül, különböző forrásokból történik,  esetleg az internetről, illetve az alkalmazottak otthonról hozzák őket, a licencek  megvásárlását igazoló dokumentumok pedig csak nehezen keríthetők elő. Az is előfordulhat,  hogy fölöslegesen adtunk ki pénzt olyan helyi berendezések, szoftverek üzemeltetésére,  amelyeket a hálózaton keresztül is el lehetett volna érni.
Mindezek miatt érdemes  meggondolni nemcsak külön költségvetés, hanem külön nyilvántartás bevezetését  a szoftverkiadásokra. Ez több előnnyel is jár. Először, így rendszerezetten meg  lehet tervezni a szoftvervásárlásokat és frissítéseket, és elkerülhetők a túlköltekezések,  illetve a váratlan kiadások. A szoftverköltségvetés segít a szoftvervásárlások  pontos nyomon követésében is, így könnyebben kiszűrhetők a cégen belül az engedély  nélkül telepített szoftverpéldányok. Harmadszor pedig ilyen módon nemcsak a racionális  gazdálkodás, hanem a számviteli törvénynek megfelelő nyilvántartási előírásnak  is meg tudunk felelni. 

Gyakorlati lépések 

A hatékony szoftvergazdálkodás kialakításához négy gyakorlati lépést ajánl Hidasi  Eszter, az IPR Insights vezető tanácsadója. Először tegyük fel a kérdést, mennyi  szoftvert használunk. A használt szoftverek mennyiségének meghatározásához a számítógépek  leltározása és a rajtuk futó szoftverek pontos feltérképezése szükséges. Egy átlagosnak  tekinthető irodai célúvmunkaállomáson több tízezer állomány található, közülük  3-4 ezer futtatható, azonban ezek tipikusan 20-50-féle szoftvertermékhez tartoznak.  Azt a folyamatot, amely a telepített állományok alapján meghatározza az adott  számítógépen használt szoftvertermékeket, szoftverazonosításnak nevezzük. Ezt  a funkciót az úgynevezett szoftvernyilvántartó rendszerekben találhatjuk meg,  és közös jellemzőjük, hogy az azonosítást a merevlemezen talált „szoftverlenyomat” alapján, saját adatbázissal összevetve végzik el. Arra is választ várunk, mennyi szoftverünk van. Ezt akkor tudjuk megmondani, ha összegyűjtjük a vállalat által valaha megvásárolt összes szoftverlicencet. Ehhez némi segítséget nyújthat a vállalat  könyveléséből kinyerhető immateriális javak jegyzéke. A teljes válaszhoz azonban  gyakran elég messzire vissza kell nyúlni a múltba, hiszen a legtöbb vállalat sok  éve folyamatosan használja – és vásárolja – eszközeit. Ezután jöhet a kiértékelés  és a rendezés. Amennyiben jól választottunk szoftvernyilvántartó rendszert, teljes  mértékben felmértük a számítógépparkunkat, és feldolgoztuk az összes licencszerződésünket,  akkor elvileg képesek is vagyunk arra, hogy megállapítsuk, hol vannak többletek  és hiányok a szoftverhasználatban. Negyedik lépésként igyekezzünk fenntartani  a kialakított rendet. 

Ebben szükséges a vállalati és informatikai folyamatok olyan átalakítása, amely  biztosítja a szoftverek pontos és törvényi szabályozóknak való megfelelését, és  kizárja az illegális szoftverhasználat lehetőségét. A szoftvergazdálkodásban meg  kell szüntetni azokat a pontokat, amelyek gátolják a szoftverek pontos nyomon  követését, a szükséges eszközök pontos mennyiségének beszerzését, a többletvásárlások  elkerülését. 

A kockázatok 

A szoftvergazdálkodás hiányából ugyanakkor számos kockázat ered. Sarlós Gábor szerint legtöbben a jogi kockázatokat ismerik, sokan például tudják, hogy pénzbüntetés  vagy súlyosabb esetben akár szabadságvesztés is lehet az illegális szoftverhasználat  ára. Sokkal kevesebben mérlegelik viszont azokat a kockázatokat, amelyek a cég,  a számítógépes rendszer működését veszélyeztetik. A szoftverek illegális forrásból  történő beszerzése vírusok, kémprogramok megjelenésével járhat, veszélybe kerülhet  az adott cég adatbázisa, egész számítógépes háttere. A megfelelő ellenőrzés, szabályzatok,  eljárások és képzések nélkül az alkalmazottak licenc nélküli szoftvereket vihetnek  be a szervezethez, ennek több megnyilvánulási formája lehet. Letöltés az internetről. Az internet hatalmas információs lehetőség, ugyanakkor felveti a nemkívánatos 
szoftverek és vírusok bekerülésének lehetőségét is. 

Alullicencelés. Akkor beszélünk róla, amikor egy szoftvert több számítógépen használnak, mint  amennyit a licenc megenged.

 Otthoni szoftver feltelepítése. Sokan beviszik a munkahelyre kedvenc szoftvereiket, hogy azokat feltelepítsék  benti számítógépükre vagy laptopjukra is. Ennek veszélyeire szigorú vállalati  szabályzatban kell felhívni az alkalmazottak figyelmét, és ezt olyan hálózatkezelő eszközökkel kell kombinálni, amelyek ki tudják szűrni az engedély nélküli szoftverek  használatát, s így csökkenthetők az ebből eredő szoftverjogi kockázatok. 

A munkahelyi szoftver hazavitele. Amennyiben egy cég fontolóra veszi az alkalmazottak otthoni szoftverhasználatának  engedélyezését, előtte ellenőriznie kell, hogy a gyártó licencének pontos rendelkezései  engedélyezik-e ezt. 

Csaló szállítók. A követendő üzleti gyakorlathoz hozzátartozik a szoftverszállító igazoló iratainak  ellenőrzése. Mindig meg kell bizonyosodni arról, hogy a szoftverszállító vagy  viszonteladó tudja igazolni: legális terjesztői csatornákon keresztül szerzi be  a szoftvereket. 

A tapasztalat 

A tapasztalat mindazonáltal azt mutatja, hogy a menedzsment – kivéve a nemzetközi  és a hazai nagyvállalatokét – a gyakorlatban kevés figyelmet fordít ezekre a kérdésekre,  gyakran tudatában sincsenek a probléma súlyosságának, és ha igen, továbbhárítják  az it-re – forrást viszont nem biztosítanak hozzá. Az informatika így manuális  eszközök használatára kényszerül. Ez azt jelenti, hogy amikor a cég vásárol egy  szoftvert, ezt tipikusan Excel-táblában, jobb esetben adatbázisban tartják nyilván,  esetleg a szerződésekkel együtt. Ez a megoldás alkalmas ugyan arra, hogy a konkrét  licencszámot mutassa, és hogy elsőként hová lett telepítve, de a szoftver további  sorsát, az állomány változását már nem követi, pedig ez a lényeg. 

A bizonytalan forrásból származó, netán illegális szoftverek használata üzleti  hátránnyal jár, s megfordítva, a legális használat szoftvermenedzsmenttel összekötve,  költséget takaríthat meg. Ez utóbbi esetben ugyanis ellenőrizni lehet például,  hogy azok a dolgozók használják-e a vásárolt
szoftvert, akiknek valóban szükségük  van rá. Egyidejűleg azt is ellenőrizni lehet, hogy a dolgozó betartja-e a szoftverhasználati  szabályzatot, például mindenki számára hozzáférhetővé teszi-e állományait a kiszolgálón – megosztva a hasznos információt –, vagy saját gépén tartja-e elzárva azokat.  Ha ez a saját gép ráadásul noteszgép, fennáll a veszélye, hogy a rajta tárolt  érzékeny
információk cégen kívülre, ellenőrizhetetlen körülmények közé kerülnek – festi fel a való világot Szegvári János, a Softaudit kereskedelmi vezetője. 

Megoldás: szoftvergazdálkodás

Mindezek miatt a cégek életében elérkezik egyszer az idő, hogy a menedzsment  elgondolkodjon az egységes, mindenkire vonatkozó szoftvergazdálkodás bevezetésén,  s ehhez forrásokat is rendeljen – különösen, amikor ezt már a megnövekedett szoftvereszköz-állomány  megköveteli. Így történt a CIB Bank esetében is, ahol a felsővezető elkötelezte  magát a projekt mellett, s szoftvernyilván-tartási megoldás implementálása mellett  döntött. A vezetői támogatás abból a szempontból volt fontos – mondja Radnóti  Zoltán, a bankcsoport szoftverlicenc-menedzsere –, mert a beruházás megtérülése  csak hosszabb távon várható. A gazdálkodás teljes körűvé tétele hosszú folyamat, 
előbb meg kell keresni minden egyes licencet, számlát és egyéb dokumentumot, amelyek  a korábbi decentralizált beszerzési politika folytán a bank különböző területein  találhatók. A licencek nyilvántartásának lényeges eleme, hogy a számítógépes hálózat  egységes elvek szerint legyen végigpásztázva, „szkennelve”, s ez a művelet rendszeresen  menjen végbe, természetesen minden
kiszolgálóra, asztali gépre és notebookra kiterjedően.  Ennek során a szoftvereszközök menedzsmentjét végző rendszer összetett eljárást  követve megvizsgálja a telepítéseket, s összehasonlítja a licencekkel. Ebből kitűnik,  hogy egy adott szoftvertermék alul-, vagy fölüllicencelt- e, végső soron mire  van szükség, és mire nincs. 

Hosszabbítja a folyamatot még az is, hogy a cég dolgozói körében olyan szoftverhasználati  kultúrát kell meghonosítani, amilyen korábban nem létezett. A kultúra meghonosítását  pedig csakis hosszú távú kommunikációs, illetve szabályozási tevékenységgel lehet  véghezvinni. A szoftvergazdálkodás további feladata a támogatott, tűrt és tiltott  szoftverek lajstromba vétele, az úgynevezett ttt-lista felállítása. Ezt a CIB-nél  több ezer tételből álló jegyzéket folyamatosan frissíteni kell, hiszen segítségével  csak így szűrhetők ki adott esetben a nemkívánatos programok. A listában szereplő termékek mind legalitási, mind biztonsági, valamint üzemeltetési szempontból természetesen 
minősítve vannak. 

Alább is adják 

Létezik azonban olyan vállalat is, ahol elegendőnek tartják a manuális szoftvernyilvántartások  vezetését, ilyen például a Bricostore. Csákányi Győző, a kiskereskedelmi áruházlánc  három szomszédos ország üzlethálózatának informatikáját felügyelő informatikai  vezetője elmondta, hogy a három ország számára (a másik kettő Románia és Horvátország)  a budapesti regionális központ
egységesen szerzi be a szoftverek 80-90 százalékát.  Ha pedig helyi megoldásokat akarnak valahol bevezetni, akkor egyeztetni kell a  központtal, s ha megtörténik a vásárlás, a licenc másolatát Budapest is megkapja.Itt  tehát a beszerzett programok döntő többsége átmegy a központon, s bekerül az adatbázisba.  Majdnem mindegyik szolgáltató esetében a weben keresztül meg lehet vizsgálni,  hogy mikor járnak le a licencek, illetve milyen konstrukcióról van szó. A manuális  ellenőrzés alól minimális szoftvermennyiség csúszik ki, ezek is többnyire próbaverziók.  Ha egy ilyen próbaverzió viszont beválik, akkor az illető ország értesíti a másik  kettőt – no meg a központot – egyrészt figyelemfelhívásból, másrészt a vásárlási  szándékról. Ha ennek nyomán mindenütt felinstallálnak egy ilyen szoftvert, akkor  a származási ország vállalja annak belső támogatását is, újfent központosítva, a másik két országra vonatkozóan is. 

A központ tisztán látását az is segíti, hogy nem egyedi telepítés történik a  hálózat pc-ire, hanem központi, úgynevezett távtelepítés. A helyi számítógépeken nincs is mód közvetlen installációra, mivel a hozzáférés csak a hálózati kártyán  át lehetséges, a cd-meghajtó és a bios-elérés le van tiltva. Emiatt pontosan tudható,  milyen szoftverek futnak a három ország telephelyein található mintegy 700 gépen,  s kizárható az illegális szoftverhasználat is – ráadásul a felhasználók távolról  sem érhetik el a vállalati rendszert. 

A jogi konzekvenciák 

A szoftvergazdálkodásra, illetve ennek hiányosságaira visszavezethető problémakörbe  nemcsak az üzleti hátrányok keletkezése, hanem a szoftverjogi konzekvenciák is beletartoznak.  A büntetőjog illegális használat esetén kerül előtérbe, a polgári jogot pedig  a büntetőeljárást követő kártérítési igény érvényesítésekor alkalmazzák – magyarázza  Ormós Zoltán szoftverjogász. Amennyiben illegális szoftverhasználaton kapnak egy  szervezetet, az első számú vagy a készletgazdálkodásért felelős vezető (vagy akár  az informatikáért felelős tisztségviselő) tehető büntetőjogilag felelőssé a cselekményért;  különösen, ha bebizonyosodik, hogy ő adott utasítást az illegális használatra. 
 
A szervezeteknek ugyanakkor polgári jogi felelősségük is van a szerzői jog megsértésével  okozott károkra vonatkozóan. Megvannak azonban a törvényi feltételei annak is,  hogy egy társaság az elvárható gondosságot nem tanúsító vezetőn „verje el a port”, azaz továbbhárítsa a kár teljes összegét a hibázó vezető tisztségviselőre. A büntető törvénykönyv azonban nem írja le a jogosulatlan szoftverhasználattal kapcsolatos,  büntetni rendelt magatartást, hanem egy háttérjogszabályra hivatkozik, s ez a  szerzői jogi törvény – amelyet így ismernie kell minden büntetőjogásznak és az  ilyen ügyekben eljáró rendőrnek. Ez a törvény pedig leírja, hogy a szoftvernek  mint speciális szerzői műnek milyen felhasználási feltételei lehetnek, illetve  meghatározza a licencszerződéssel kapcsolatos szabályokat.


A szoftver egyre fontosabb eszköze egy vállalatnak, s ezt az is mutatja, hogy a munkaerő után informatikára költik a legtöbb pénzt, s az informatikán belül  egyre fontosabb helyet foglalnak el a szoftverek. Ezért rendkívül fontos a központi  nyilvántartások szerepe, s nemcsak a legalitás szempontjából, hanem így lehet  átlátni egy cég szoftverkészletét. Ez egyrészt azért előnyös, mert a vezetők tisztában  vannak vele, milyen programokat használnak a munkatársak, másrészt pedig azért,  mert a szoftverekről, a számviteli törvény alapján, éppen olyan leltárt – analitikus nyilvántartást – kell vezetni, mint például a bútorokról. Ezeket a nyilvántartásokat  az adóhivatal ellenőrizheti az adózás rendjéről szóló törvény értelmében. Ha nincsenek  nyilvántartások, az már önmagában is probléma, de az adóhatóság egy sor más következtetést  is le tud vonni. Például eleve gyanús, hogy ha ellenőrzéskor több hardvert találnak,  mint amennyi az operációs rendszer. Ez nemcsak az illegális használat valószínűségét  veti fel, hanem arra is rádöbbentheti a cégvezetést, hogy esetleg olyat tett,  amit nem szabad: operációs rendszer nélküli s így elvileg működésképtelen hardverekre  számolt el értékcsökkenést, jogtalanul csökkentve a társasági adó alapját. Ha  tehát egy cégvezető ilyen anomáliát észlel, tanácsos rátölteni bármilyen szoftvert – lehet nem kereskedelmit is –, s így „aktiválni” a gépet. A lényeg az, hogy az  ingyenes szoftver is mint eszköz nyilvántartásba legyen véve.

szerző: Mártonffy Attila

---

Szoftverjog

A szoftverjog friss jogterület: elöször az 1969-ben hatályba lépett szerzői jogi törvényünk tett említést számítógépes programalkotásokról és adta meg a szerzői jogi védelmet a szoftvereknek. Azonban amikor a  szoftverjog fogalmát szeretnénk meghatározni, nem szabad megfeledkeznünk a szoftverlicenc szerződések mellett a szoftverfejlesztési szerződésekről sem és az ezekhez a jogviszonyokhoz kapcsolódó jogvitákról sem. Ügyfeleink gyakran azzal a kérdéssel is megkeresnek minket, hogy milyen eszközökkel tudják védeni a szoftverben megtestesülő üzleti vagy egyéb titkaikat, az akár több évtizedes tudást, amit "beletettek a szoftverbe, A szoftverjoggal kapcsolatos referenciánkat megtekintheti itt...